Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Axano GmbH
Stettener Hauptstraße 62
70771 Leinfelden-Echterdingen
Deutschland
E-Mail: team@axano.com

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns oberste Priorität. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TMG). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Axano GmbH im Rahmen unserer Website sowie unserer digitalen Dienstleistungen.

Wir bedienen ausschließlich gewerbliche Kunden (B2B). Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist oder wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

3. Hosting & Infrastruktur

Unsere Website wird bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland. E-Mail-Hosting erfolgt über IONOS SE, Montabaur. Beide Anbieter haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten getroffen.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über das Kontaktformular auf unserer Website Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zwecks Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und verarbeitet.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags oder gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Die Daten werden intern an den zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Eine Weitergabe in Drittländer oder an Dritte findet nicht statt.

5. Kundenlogin & Datenzugriff

Unsere Website bietet einen geschützten Login-Bereich für unsere Kunden. Dort erhalten registrierte Geschäftskunden Zugriff auf individuell konfigurierte Dashboards, Datenbanken und Aktionsmanagementsysteme.

Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten von Endkunden unserer Kunden angezeigt werden. Diese Daten werden jedoch nicht auf Servern der Axano GmbH gespeichert oder verarbeitet, sondern lediglich im Rahmen der Webanwendung aus externen Datenbanken unserer Kunden angezeigt. Die Verantwortung für diese Daten liegt ausschließlich bei unseren Kunden.

6. Einsatz von KI & automatisierten Systemen

Wir entwickeln und betreiben eigene KI-Modelle und intelligente Agentensysteme. Diese werden eingesetzt, um betriebliche Prozesse bei unseren Kunden zu analysieren, zu optimieren und zu automatisieren.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch unsere KI-Systeme erfolgt nur, wenn dies für den vertraglich vereinbarten Zweck notwendig ist oder eine entsprechende Rechtsgrundlage (insb. Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO) vorliegt. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung für betroffene Personen statt.

7. Cookies & Website-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Ihnen eine optimale Nutzererfahrung zu bieten, unsere Dienste zu verbessern und rechtskonform zu betreiben.

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Sie enthalten Informationen über Ihre Nutzung der Website und helfen uns dabei, Ihnen personalisierte Inhalte und Funktionen anzubieten.

Cookie-Kategorien

Essentiell notwendige Cookies — Diese Cookies sind für das Funktionieren der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

• axano_consent: Speichert Ihre Cookie-Einstellungen (1 Jahr)
• axano_auth_token: Authentifizierung für angemeldete Benutzer (Session/30 Tage)
• axano_session_id: Session-Identifikation für Sicherheit (Session)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Funktionale Cookies — Diese Cookies ermöglichen zusätzliche Funktionalitäten und personalisierte Features.

• axano_preferences: UI-Einstellungen und Benutzerpräferenzen (1 Jahr)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Analytik-Cookies — Diese Cookies helfen uns zu verstehen, wie Sie unsere Website nutzen (nur mit Ihrer Einwilligung).

• axano_analytics: Anonyme Nutzungsstatistiken (2 Jahre)
• Google Analytics (_ga, _gid): Website-Analytik von Google (2 Jahre / 24h)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Marketing-Cookies — Für zukünftige Marketingaktivitäten (derzeit nicht verwendet).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Cookie-Verwaltung

Sie haben jederzeit die vollständige Kontrolle über Ihre Cookie-Einstellungen:

• Cookie-Einstellungen verwalten — Detaillierte Kontrolle über alle Cookie-Kategorien
• Cookie-Richtlinie lesen — Ausführliche Informationen zu allen verwendeten Cookies

Browser-Einstellungen

Sie können Cookies auch direkt in Ihrem Browser verwalten:

• Chrome: Cookie-Einstellungen in Chrome
• Firefox: Cookie-Einstellungen in Firefox
• Safari: Cookie-Einstellungen in Safari
• Edge: Cookie-Einstellungen in Edge

Wichtige Hinweise

• Essentiell notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden, da sie für die Grundfunktionen der Website erforderlich sind.
• Alle anderen Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.
• Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder ändern.
• Das Deaktivieren bestimmter Cookies kann die Funktionalität der Website beeinträchtigen.

KI-gestützter Chat-Assistent

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten an, der allgemeine Fragen zu unseren Leistungen beantwortet. Wenn Sie den Chat nutzen, werden Ihre Eingaben (der eingegebene Text sowie der Gesprächsverlauf der jeweiligen Sitzung) zur Erzeugung einer Antwort an unseren Dienstleister Anthropic PBC, San Francisco, Kalifornien, USA, übermittelt und dort verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO; für die Übermittlung in die USA werden Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO verwendet.

Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein. Der Assistent dient ausschließlich der allgemeinen Information; für eine persönliche Kontaktaufnahme nutzen Sie bitte das Formular unter /erstgespraech. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung und keine Profilbildung statt.

8. CRM, Kommunikation & Terminvereinbarung

Zur Verwaltung von Kontakten, Angeboten und Kommunikation nutzen wir HubSpot als CRM-System sowie Microsoft Outlook für Kalender- und Buchungsvorgänge.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung sowie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kundenkommunikation.

9. Nutzung Ihrer Daten für Direktwerbung (Bestandskunden)

Wenn Sie mit uns in einer laufenden Geschäftsbeziehung stehen, behalten wir uns vor, Ihnen per E-Mail Produktempfehlungen für ähnliche Dienstleistungen zu senden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG). Sie können dieser Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

10. Einbindung externer Inhalte & Drittanbieter

Unsere Website kann Inhalte von Drittanbietern (z. B. Social Media Feeds, Karten, Videos) einbinden. Diese Inhalte werden nur angezeigt, wenn Sie dem zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Drittanbieter können Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse) erfassen und Cookies setzen.

Einige Anbieter (z. B. Meta, Google, LinkedIn) haben ihren Sitz in den USA. Es besteht das Risiko, dass Ihre Daten dort staatlichen Zugriffsrechten unterliegen. Wir verwenden daher Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO, soweit möglich.

11. Social Media Auftritte

Wir unterhalten folgende Social-Media-Profile:

• Facebook: facebook.com/axano.gmbh
• Instagram: instagram.com/axano.ai
• LinkedIn: linkedin.com/company/axano

Wir analysieren Reichweite und Nutzerinteraktionen (sog. Seiten-Insights), erhalten jedoch nur aggregierte, anonyme Statistiken. Die Verarbeitung erfolgt gemeinsam mit dem jeweiligen Plattformanbieter (Art. 26 DSGVO). Weitere Informationen erhalten Sie in den Datenschutzrichtlinien der Plattformen: Meta (Facebook & Instagram) und LinkedIn.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, z. B. durch Löschen von Kommentaren oder Beiträgen.

12. Nutzung der SalesViewer®-Technologie

Auf dieser Webseite werden mit der SalesViewer®-Technologie der SalesViewer® GmbH auf Grundlage berechtigter Interessen des Webseitenbetreibers (Art. 6 Abs.1 lit.f DSGVO) Daten zu Marketing-, Marktforschungs- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert.

Hierzu wird ein javascript-basierter Code eingesetzt, der zur Erhebung unternehmensbezogener Daten und der entsprechenden Nutzung dient. Die mit dieser Technologie erhobenen Daten werden über eine nicht rückrechenbare Einwegfunktion (sog. Hashing) verschlüsselt. Die Daten werden unmittelbar pseudonymisiert und nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Webseite persönlich zu identifizieren.

Die im Rahmen von SalesViewer® gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Der Datenerhebung und -speicherung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprochen werden, indem Sie bitte diesen Link https://www.salesviewer.com/opt-out anklicken, um die Erfassung durch SalesViewer® innerhalb dieser Webseite zukünftig zu verhindern. Dabei wird ein Opt-out-Cookie für diese Webseite auf Ihrem Gerät abgelegt. Löschen Sie Ihre Cookies in diesem Browser, müssen Sie diesen Link erneut anklicken.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

13.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

13.2 Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer Daten.

13.3 Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13.4 Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

13.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie können die Übermittlung Ihrer Daten an Sie oder an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

13.6 Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, sofern diese auf berechtigtem Interesse beruht.

13.7 Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

13.8 Keine automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung statt.

13.9 Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219, 10969 Berlin
Tel.: 030 138890
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

14. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen Änderungen oder bei Anpassung unserer Leistungen zu aktualisieren. Bitte prüfen Sie regelmäßig die jeweils aktuelle Version.

§15. Axano LeadFlow — Plattform zur Lead-Qualifizierung

Stand: April 2026

Axano GmbH betreibt unter leadflow.axano.com die Plattform Axano LeadFlow. Diese wird von unseren Geschäftskunden (Auftraggeber) eingesetzt, um Interessenten (Leads), die sich über Werbeformulare gemeldet haben, automatisiert zu qualifizieren. Axano GmbH handelt dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO — Verantwortlicher für Ihre Daten ist der jeweilige Auftraggeber (das werbetreibende Unternehmen, dessen Formular Sie ausgefüllt haben).

15.1 Verarbeitete Daten und Zwecke

Im Rahmen der Lead-Qualifizierung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon), Inhalte und Transkripte automatisierter KI-Telefongespräche, Inhalte automatisierter Folge-Kommunikation per E-Mail und WhatsApp, Ihre Antworten auf kampagnenspezifische Qualifizierungsfragen sowie Terminbuchungsdaten (sofern Sie einen Termin vereinbart haben).

Zweck: Qualifizierung Ihres Interesses an Produkten oder Dienstleistungen des Auftraggebers und Vorbereitung einer Beratung. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie beim Ausfüllen des Werbeformulars des Auftraggebers erteilt haben.

15.2 Eingesetzte Dienstleister (Sub-Auftragsverarbeiter)

Für die Leistungserbringung setzen wir folgende Drittanbieter ein, mit denen Datenverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden:

Alle US-Anbieter haben Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Beschluss 2021/914) abgeschlossen. Ein Transfer Impact Assessment (TIA) liegt für jeden US-Anbieter vor.

15.3 Speicherdauer

• Kontaktdaten und Qualifizierungsdaten: 24 Monate ab letztem Kontakt
• Gesprächstranskripte: 6 Monate ab Erstellung
• Einwilligungsnachweise: 3 Jahre
• System-Logs: 90 Tage

15.4 Automatisierte Verarbeitung

Die Plattform setzt KI-Systeme ein, die Gesprächstranskripte analysieren und einen Qualifizierungsstatus ermitteln (z.B. interessiert, nicht interessiert, Termin gebucht). Diese Einstufung dient dem Auftraggeber als Entscheidungsgrundlage für die weitere Kontaktaufnahme. Sie haben das Recht, eine menschliche Überprüfung dieser Einstufung zu verlangen (Art. 22 DSGVO).

15.5 Ihre Rechte und Widerspruch

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht. Wenden Sie sich bitte an den Auftraggeber (das Unternehmen, dessen Werbeformular Sie ausgefüllt haben) oder direkt an uns: team@axano.com.

Wenn Sie der weiteren Kontaktaufnahme widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen möchten, genügt eine formlose Mitteilung an team@axano.com. Die Verarbeitung wird unverzüglich eingestellt.